项目经理 are increasingly using 软件 and third-party app integrations to streamline tasks, 减少简单错误, 消除那些会分散你对更重要的责任的注意力的繁杂工作——那些需要有人情味的工作. 顶部 项目管理软件 companies have already worked many automation tools into their suites of products, empowering project leaders and their teams with an almost seamless adoption of the latest features. For practitioners with a growing number of project management automation tools at their disposal, 挑战不仅在于知道何时以及如何使用这些功能，还在于知道何时不使用这些功能.

今天你的增强未来

实际上，所有的顶级项目管理工具都吹嘘某种形式的自动化，声称可以帮助团队扩展他们的工作, 增加可预测性, 加强沟通, 消除不必要的管理任务.

These native solutions are not driven by artificial intelligence or machine learning, although companies are incorporating those into their platforms in other ways. 这里讨论的自动化工具是使用基于规则的条件模板构建的，其潜在情况和解决方案仅限于程序的功能. 的最基本的、非基于gui的版本 机器人过程自动化 (战)系统, they are limited to automating only the functionality of the 软件, 不复制或操纵信息. (要做到这一点，需要外部开发和脚本来完成.)因此，虽然RPA可以用于将数据从一个系统传输到另一个系统，然后执行一个功能——就像它在应收账款系统中自动创建发票一样——项目管理软件自动化用于简化系统的各个部分, 通过在解决子任务时更新任务状态或在流程的特定点将问题分配给特定团队成员等操作.

例如, LiquidPlanner uses a scheduling engine that calculates task completion based on project priority, 工作量, 分配的资源. 在团队开始工作之后, the 软件 adjusts deadlines according to any changes in workload or project scope.

同样的, Wrike 是否有内置的自动化引擎通知用户即将到来的截止日期，并将已完成的任务转移到后续阶段. 该公司还提供广泛的可定制目录 模板, 哪个“允许任何级别的用户创建自动化规则?,Kuleen Mehta说, Wrike的前AI/ML首席产品经理. “不需要编码经验.”

最普遍的项目管理平台， Atlassian的 Jira, offers an extensive library of dozens of prebuilt rules that can be used as 模板 for new projects. 对于那些想从头开始的用户, 有一个简单的, 无代码表单，允许用户自定义自己的规则.

我们采访了几位项目经理，他们都有自己的看法 Jira 自动化的想法. In discussing new directions for the future of automation in project management, 他们告诉我们哪些任务自动化程度最高，哪些责任应该留给人类.

仔细看看:Jira自动化

易于使用的远程协作工具的增长为项目管理软件公司增加产品采用率提供了新的机会. 例如, Atlassian has been working to shed Jira of its reputation as a complex, nonintuitive tool with a learning curve too steep for the average user, 自动化已经成为这一努力的重要组成部分.

In October 2019, Atlassian acquired Code Barrel and then integrated that company’s popular Jira的自动化 将于2020年3月导入其云服务. 2021年发行的 Jira工作管理 is an attempt to reshape Jira, a tool best known for 软件 development and IT服务管理, 为其他团队和部门提供一站式服务, 比如市场营销, 人力资源, 金融, 和设计.

The building blocks of automation are quite simple: Jira automation rules are composed of 触发器、条件和操作. Pick a trigger: This is the event that sets the rule in motion (the “when”). 选择一个条件:这是规则继续运行必须满足的需求(“if”)。. Pick an action: This is what carries out the rule by performing a specific task (the “then”).

触发器, 条件, and actions enable users to create simple automation rules for important but tedious practices. 一个这样的Jira自动化示例是在父任务的所有子任务完成后关闭父任务. 手动执行, 这个过程是为了每张未完成的票而操纵Jira, 检查每个任务和子任务的状态, 跟进每一个相关的人, and then marking off and closing the parent issue—can be a big time drain.

而不是, 用户可以从Atlassian的库中选择自动规则，并指示Jira在规则完成后发送电子邮件. 只要团队成员在完成子任务时标记它们, 父项将自行完成并关闭.

像这样的自动化规则可以使工作流程对项目经理更有效，对开发人员更透明. If issues update and close on their own so long as subtasks are marked off, then team members have more motivation to keep up with the status of their work.

“我在日常站立会议中遇到的最大痛点之一是开发者没有更新他们的任务状态,” 会长Patricio Tillard他是阿根廷科尔多瓦的Toptal项目经理. “现在, 只要他们继续在更细粒度的层面上移动, 我知道母卡也是最新的.”

为贝尔格莱德驻塞尔维亚Toptal项目经理 尼娜德约科维奇然而，事实证明，这一规则效率低下. In many cases, she says, “the sum of all subtasks wasn’t a complete task. 总有别的事情要做,导致她不得不重新打开已关闭的任务，以便在再次手动关闭它们之前对它们进行跟踪.

这些来自该领域的相反经验揭示了一个重要的教训:每个团队和每个项目经理都需要在实现自动化规则之前完全了解他们的产品和工作流程. If not, features intended to save time and aggravation could end up doing the opposite.

自动化在哪里最有用

最好的Jira项目自动化解决方案是那些保持任务移动和沟通“真正无缝”的解决方案, 透明的, 和最新的,蒂拉德说. “你不需要改变整个流程来实现自动化, 但是当你可以去掉那些小而乏味的东西, 你的团队将获得不同类型的生产力.”

位于科罗拉多州科罗拉多斯普林斯的Toptal项目经理 迈克尔·里达 同意. 像Tillard, he prefers to use automation to streamline processes associated with reporting on finished work, 专门针对开发人员. “我希望开发人员专注于开发软件，”他说. “I don’t want them to have to finish a story and then report that they finished the story.”

Tillard为他的开发人员自动提醒，使事情变得更容易:“我们有一个自动询问你的清单, “你有没有发表与这个故事有关的文件?? 你的拉取请求完成了吗? 你的合并?’”

除了减轻日常任务报告的挫败感, 自动化可用于简化创建更广泛的问题和修复文档的过程. “无论何时你都可以将文档任务从开发人员身上解脱出来,蒂拉德说, 他们总是会跟你击掌.”

他的开发团队自动化了流程中的一个步骤，该步骤要求为代码问题和错误修复创建全面的文档, and then incorporated custom JavaScript to port that data from Jira to a prebuilt template in 融合.

In this way, the use of automation can help to support knowledge transfer and sharing. 如果你能把好的文档和写得好的用户故事结合起来, Tillard说, 另一个团队可以接你的班, 你已经解决了大部分的沟通问题. There might be a couple of lingering questions, but the big picture is there.”

自动化 can also help improve communications outside of working groups and across teams. 自动状态更新, 检查清单, and documentation processes “connects teams that probably are not working side by side every day,蒂拉德说. A ticket from the service desk can be “synchronized with the one on the 软件 side. So, 如果一个团队将卡片移动到代码评审, the service desk agents see the status properly mapped to their own workflow.”

自动化的局限性

自动化 capabilities like Jira’s are specific and situationally dependent. 尽管 对自动化和人工智能日益增长的担忧 削减劳动力, 这种类型的自动化不会使项目管理工作消失, 它只会改变人们完成这些工作的方式. 根据 麦肯锡 & 公司, 而只有5%的职位可以完全自动化, nearly one-third of the specific tasks in most occupations can be automated. And while there are plenty of project management tasks that lend themselves to automation, Jira和其他程序所能吸收的东西是有限的. 要自动执行的规则必须是具体且定义良好的. 总得有人知道这个项目, 这个团队, and the product well enough to set up automated rules in a way that is beneficial.

Savvy project managers also know the importance of leveraging their people skills. 虽然现在有机器人可以处理某些依赖于人际交流的任务，比如日常站立，但我们采访的项目经理都警告不要使用它们. “Any time you start looking at automating something where you’re replacing some interaction,瑞达说, “我觉得你失去了一些东西.”

有效的自动化应该在不消除创造性解决问题的机会的情况下改进流程, 建立人际关系, 创新思维. “Our goal,” Mehta, is “to save time by automating tedious or repetitive work. 我们想解放项目经理，让他们专注于最有价值的东西, 有创意的, 以及他们工作中的人际关系方面.”